Suomessa on arviolta yli puolitoista miljoonaa toimistotyöntekijää, joista suurin osa hukkaa arvokasta työaikaa vanhentuneiden järjestelmien kanssa kikkailuun.
- Kymmenen minuutin menetys päivässä näkyy vuodessa viiden kokonaisen työpäivän vajeena. Jo kolmannes tästä joukosta muodostaa varovaisesti arvioiden 2,5 miljoonan työpäivän loven kotimaisten yritysten tuottavuuteen, laskee toimitusjohtaja Antero Hanhirova Gapps Oy:stä.
Salaisuus tehokkaampaan työpäivään löytyy työkalujen päivittämisestä nykyaikaan. Työajan optimoinnin ytimessä onkin niin sanottu sosiaalinen teknologia.
- Sosiaalista teknologiaa käyttämällä työajan voisi kuluttaa jopa neljänneksen tehokkaammin.
Suodata sähköpostit ja hae tieto helpommin
Harmaita hiuksia aiheuttaa erityisesti jäykkä ja joustamaton sähköposti, jonka kautta on kuitenkin perinteisesti hoidettu suurin osa dokumenttien jakamisesta ja päivittäisestä kommunikoimisesta.
- Tutkimusten mukaan toimistotyöntekijä käyttää päivästään reilusti yli puolet sähköpostin ja hankalan tiedonhaun parissa, Hanhirova sanoo.
Vähemmän tärkeät, mutta säilyttämisen arvoiset sähköpostit kannattaakin suodattaa saapumaan automaattisesti määrättyihin kansioihin. Näin jokainen viesti ei keskeytä työpäivää saapumisilmoituksella eikä postilaatikko täyty tarpeettomista viesteistä.
- Toinen tapa automatisoida sähköpostia sosiaalisen teknologian avulla on tiettyjen viestien priorisointi. Esimerkiksi tärkeiltä yhteistyökumppaneilta tai esimieheltä tulevat viestit nousevat tällöin postilaatikossa aina etusijalle.
Päätetyötä tekeville tuttu perinteinen sähköpostiohjelma on hakutoiminnoiltaan hyvin rajoittunut verrattuna sosiaalisen teknologian ratkaisuihin. Kansiokohtaisen hakemisen sijaan uudet järjestelmät etsivät hakusanat otsikoista, viestien sisältä ja jopa liitteistä. Tärkeää on myös tiedon tavoittaminen tien päällä ja uudet järjestelmät mahdollistavatkin tehokkaan haun myös mobiililaitteilla.
- Koitapa huviksesi hakea vuoden vanhaa viestiä puhelimesi välityksellä niin, että käytössäsi on joku totutuista vanhoista järjestelmistä, Hanhirova naurahtaa.
Yhteistyöskentelyyn tolkkua
Kilometrien mittaiset sähköpostiketjut koettelevat kenen tahansa hahmottamiskykyä. Kommentteja, muokkauksia ja lopullisen version lopullisia versioita loputtomassa litaniassa, jonka perässä pysymisessä vaaditaan paitsi hermoja myös huomattava osa arvokasta työaikaa.
- On järkevämpää ja tehokkaampaa, että työn alla on yksi dokumentti, jota kaikki projektin jäsenet pääsevät muokkaamaan. Versiohistoria varmistaa sen, että aikaisemmatkin muutokset pysyvät muistissa, Hanhirova kuvaa.
Hanhirova kuvailee tyypilliseen sähköpostiketjuun hukattua työaikaa esimerkin voimalla: Neljän hengen kesken käyty sähköpostikeskustelu on mitaltaan kaksikymmentä viestiä. Jokainen neljästä henkilöstä käyttää viestin lukemiseen puoli minuuttia ja oman viestinsä kirjoittamiseen ja lähettämiseen kolme minuuttia. Yhteensä aikaa sähköpostien pyörittelyyn menee siis 22,5 minuuttia per henkilö.
- Esimerkiksi Googlen maailmassa homma hoituisi viiden minuutin yhteismuokkauksella, jonka aikana tekstiä tai dokumenttia työstettäisiin porukalla. Viimeinen versio jäisi saman tien kaikille käyttöön, Hanhirova vinkkaa.
Jaa tieto järkevästi
Suosiotaan jatkuvasti kasvattavat pilvipalvelut ovat ratkaisu yleiseen ja tekemistä radikaalisti rajoittavaan ongelmaan eli tiedon huonoon saatavuuteen ja sen hankalaan jakamiseen. Yhden ihmisen koneella tai sähköpostiarkistoinnin syövereissä lepäävät tärkeät tiedostot kaatavat aikatauluja ja kiristävät hermoja, kun esimerkiksi sairaus yllättää.
- Pilvessä dokumentit ovat kenen tahansa saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Dokumentteihin pääsee käsiksi ja niitä voi työstää tietokoneiden lisäksi myös puhelimilla ja tableteilla.
Mobiililaitteiden ja tietokoneen välinen yhteensopivuus on sosiaalisten ratkaisujen ydin. Esimerkiksi tekstiviestejä voi lähettää suoraan sähköpostista ja vastavuoroisesti saapuneet tekstiviestit ja puhelut ilmestyvät pop-up-ikkunaan tietokoneen ruudulle.
Faktalaatikko:
- Säästä kolme minuuttia päivässä käyttämällä nykyaikaista hakujärjestelmää.
- Säästä viisi minuuttia päivässä automatisoimalla ja suodattamalla sähköpostit.
- Säästä kymmenen minuuttia päivässä optimoimalla yhteistyöskentely.
- Säästä viisi minuuttia päivässä tallentamalla tiedostot pilveen.
- Säästä kaksi minuuttia päivässä lähettämällä tekstiviestit suoraan sähköpostista.
- Muista! Kymmenen minuutin aikasäästö päivässä tarkoittaa kokonaista työviikkoa vuodessa.
Kuva: Colourbox
Lähetä kommentti